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评建〔2016〕14号:关于评估材料格式要求的通知
[2016-8-15 17:08:42 浏览次数:1427]

福建艺术职业学院

 

评建〔201614

 

关于评估材料格式要求的通知

 

各处(室)、系(部):

为了将评建材料风格整齐划一,做到美观大方;并且提高评建材料的收集、整理和移交工作的效率,评建办针对评建材料做出了一些规范和要求。各处(室)、系(部)需要认真按照此要求整理相关材料。

学院所有材料都需要遵循一定的格式规范,学院已经明文规定或者已经形成规范的文件样式,按照规定和规范来组织材料;其他没有规范的文件按照此通知执行。

一、纸质材料的收集与整理的基本要求

1、凡属上交评建办的原始纸质材料,需要扫描成PDF电子文档。扫描时,电子档要求做到干净、平整、完好,做适当的压缩。原始材料可以留在各部门保存,上交PDF电子档和复印件即可。

2、新制作的各类文字材料如计划、总结、规章等,要求格式规范统一,排版美观,版芯端正,符合一般文件的印刷、装订要求。具体参考附件1:评估材料通用格式规范。

3、凡留存系部保管的一般文件、材料,应按“类别——自然年度”分类法进行分类,即先按类别分类,再按年度排列或分类。所有材料要求分类准确,编目清楚,整齐美观,查找无误,保证评估专家组调用材料的方便、快捷。

4、评估资料中应当使用国家法定计量单位或标准名称。文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。举例:福建艺术职业学院(以下简称闽艺)。

5、评估资料中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字外,应当使用阿拉伯数字。如:2016822日,评建办公室制定7个教学系(部)20种评估用表格。

6、附件:文件资料如有附件,附件需要另起一页,从页首开始,顶格用4号黑体字标识附件:,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如附件1:);附件名称后不加标点符号。

7、凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处,署成文单位全称,在下一行相应处标识成文日期。

8、对于需装订的多页材料,为便于参阅和节约纸张,材料需采用双面打印。评估资料应左侧装订,订位为两钉钉距外订眼距纸张上下边各1/4处,装订线距纸张左边0.5cm,附件与主件一般合订为一件。各类纸质原始材料(如管理文件、制度,会议记录、纪要,历年工作安排、总结等)要求扫描后,将电子版打印出来,按统一标准装订成册。

二、其它材料格式要求

1、照片材料名字需要简要注明照片的基本信息,并附带照片详细信息,包括但不限于注明时间、地点、人物、内容、摄影者。

2、实物材料(如获奖作品等)须拍制照片。实物暂由有关部门陈列保管。

3、证书、奖状、字画、聘书等需注明形成时间、内容(名称)、作者及单位。原件用A4纸复印和扫描制作成电子文档。

4、录音、录像材料要注明内容、录音()时间、录音()人、时长(分钟),要求转制为光盘。

三、材料上报要求

1、上报材料应符合规范要求。原始资料的准备,其规格不限,但要求封面、目录、内容齐全,装订整齐。

2、所有收集整理的材料必须有据可查,上报评建办的材料各单位须自己留有存根。评估资料中各种文件、上级报表等重要资料提供复印件(原件备用),涉及机要的材料,按有关规定办理。

针对此格式规范,评建办将根据实际情况组织相关人员进行学习。其他未尽事宜,可自行处理,也可致电评建办咨询,电话:38268235

 

附件:1.评估材料通用格式规范

 

评建办

2016815


附件1

评估材料通用格式规范

一、   文档格式要求

1、 文档格式:doc或者docx

2、 纸张大小:A4

3、 纸张方向:纵向。

4、 文字方向:以水平为主。

5、 页边距:默认(上2.54cm,下2.54cm,左3.17cm,右3.17cm)。

对于装订成册的文档,适宜双面打印,设置对称页边距,内侧3.67cm,外侧2.67cm

6、 页面背景色:无。

7、 字体颜色:自动。

二、   文本格式要求

2.1    标题格式和排版的要求

大标题和副标题可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

结构层次序数可参考两套方案。方案一:第一层为“一”,第二层为“()”,第三层为“1.”,第四层为“(1)” 第五层为“①”;方案二:第一层为“一”,第二层为“1.1”,第三层为“1.1.1”,第四层为“(1)” 第五层为“①”。根据实际情况,选择其中一种方案执行,不可两种方案混合使用。

所有标题独立成行,结尾不加标点符号。

2.1.1  大标题

字体设置:二号、黑体、加粗;

段落设置:居中,缩进为0,段前1.5行,段后1.5行,单倍行距。

2.1.2  副标题

字体设置:三号、黑体、常规;

段落设置:居中,缩进为0,段前1行,段后1行,单倍行距。

2.1.3  一级标题

字体设置:小三号或者三号、黑体、加粗;

段落设置:两端对齐,大纲级别为一级,缩进为0,段前1行,段后0.5行,单倍行距。

2.1.4  二级标题

字体设置:四号、黑体、常规;

段落设置:两端对齐,大纲级别为二级,缩进为0,段前0.5行,段后0.5行,单倍行距。

2.1.5  三级标题

字体设置:小四号、黑体、常规;

段落设置:两端对齐,大纲级别为三级,缩进为0,段前0.5行,段后0.5行,单倍行距。

2.1.6  其他标题

在三级标题之后,如果还需要设置下一级标题,建议使用(1)或者①;

字体设置:小四号、黑体、常规;

段落设置:两端对齐,大纲级别为三级,缩进为0,段前0.5行或0行,段后0行,单倍行距。

2.2    正文排版的要求

字体设置:小四号、宋体、常规;

段落格式:两端对齐,大纲级别为正文,首行缩进2个字符;段前0行,段后0行,行距为1.5倍。

2.3    正文的每页“页眉”和“页码”。

页眉:页眉居中填写文档标题,字体:小四号,宋体,常规。

页脚:页脚居中显示页码,字体:小四号,宋体,常规。

装订成册的文档,页眉和页码可以设置奇偶页不同、首页不同等。

2.4    图片格式

图片居中放置,图片长宽比例协调。图片尽量不超出页面范围。

如果图片内容是文字,尽量将图片转换为矢量图(例如使用visio编辑)。

图片下方有图片编号和图片名称,字体设置:五号,宋体,常规;居中。

2.5    表格格式

表格居中放置,表格线宽为0.5——1.0磅,表格宽度和高度与文字内容相协调,表格尽量不超出页面范围。对于表格横向内容过多,必然超出页面范围的,可以将表格设置成横向阅读或者插入A3纸张来处理超大表格。表内字体行距为1.25倍。

表格内容:文字对齐方式为垂直居中;表格分页时,标题行重复;表内数据对应位要对齐。

表格上方有表格编号和表格名称,字体设置:五号,宋体,常规;居中。

2.6    其他技巧

字体:如果电脑上没有安装文档格式所涉及的字体,需要先安装才能完全实现想要的样式。

格式刷:本文档的排版格式就是按照此规范进行排版的,所以灵活使用格式刷更为方便。

分页符:善于使用分页符,避免使用多个换行符,来实现将下一段文字置于下一页首行。

分节符:善于使用分节符,实现不同章节的页面方向、页码、页眉页脚不同。

目录:善于设置大纲级别,利用大纲级别自动添加目录。

转换PDF:需要打印装订的文档,最好在检查无误之后,转换为PDF文档,再转交给印刷厂。防止使用Word文档时,因为印刷厂电脑没有安装所需字体,或者不同软件版本之间的兼容问题,而导致印刷品没有达到预期效果。

三、   文档命名和提交方式

以上格式规范适用于一般评建材料,上述材料规范没有提及的地方,根据具体情况,酌情处理,整体做到美观大方、精致得体。

文件命名规则:XXXXXXXX_版本号,例如:福建艺术职业学院学生满意度调查报告_20160711,版本号以8位数字的日期为宜。

文件电子档提交方式:以附件的形式,通过邮件发送至zh_xubo@qq.com,邮件主题请注明文档名字。

评建办

2016815

 

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